Η περίοδος των Χριστουγέννων έχει επισήμως φτάσει και η αποστολή χριστουγεννιάτικων καρτών αποτελεί πλέον «παραδοσιακή» πρακτική των Εταιρειών για διαφημιστικούς σκοπούς. Η αποστολή αυτή αποτελεί φυσικά ενέργεια marketing και θα πρέπει να αντιμετωπίζεται αναλόγως υπό το πρίσμα του Γενικού Κανονισμού για την προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ΕΕ 2016/679 «GDPR».

Σύμφωνα με τον GDPR, η ρητή συναίνεση του υποκειμένου των δεδομένων είναι απαραίτητη και επιβεβλημένη για προωθητικούς σκοπούς και πιο συγκεκριμένα για την αποστολή διαφημιστικού υλικού, όπως είναι οι χριστουγεννιάτικες κάρτες (συμπεριλαμβανομένων και των e-cards). Αυτό σημαίνει ότι όσοι πελάτες, εργαζόμενοι ή τρίτοι πρόκειται να λάβουν μία χριστουγεννιάτικη e-card από την Εταιρεία σας, θα πρέπει να έχουν παράσχει ρητά τη συναίνεσή τους προς τούτο και να ανήκουν συνεπώς στην αντίστοιχη λίστα υποκειμένων που έχει καταρτίσει, τηρεί και συμβουλεύεται η επιχείρηση σας, αναφορικά με την αποστολή newsletter, διαφημιστικού υλικού και άλλων προωθητικών μηνυμάτων. Με τον τρόπο αυτό, καθίσταται μεν δυνατή η εξακρίβωση της ύπαρξης προηγούμενης συναίνεσης, διευκολύνεται δε η ανάκληση αυτής σε περίπτωση που το υποκείμενο το επιθυμεί.

Όσον αφορά την ταχυδρομική αποστολή χριστουγεννιάτικης κάρτας, το νομοθετικό πλαίσιο μπορεί να χαρακτηριστεί ως ηπιότερο. Στην περίπτωση που οι κάρτες περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα των παραληπτών, όπως η ταχυδρομική διεύθυνση,  θα πρέπει να μπορείτε να αποδείξετε ότι διαθέτετε την απαραίτητη συναίνεση των υποκειμένων για την αποστολή τους.

Αν αποφασίσετε  ωστόσο να αποστείλλετε έντυπο διαφημιστικό υλικό σε λίστες παραληπτών, τα στοιχεία των οποίων συλλέγετε από δημοσίως προσβάσιμες πηγές χωρίς να διαθέτε την απαραίτητη συγκατάθεση, θα πρέπει να συντρέχουν αθροιστικά οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται θα πρέπει να περιορίζονται στα απολύτως αναγκαία και συγκεκριμένα να συλλέγεται μόνο το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση και το επάγγελμα
• Τα προσωπικά δεδομένα να συλλέγονται μόνο:
• από καταλόγους που απευθύνονται στο ευρύ κοινό (π.χ. τηλεφωνικοί κατάλογοι) και υπάρχει βεβαιότητα ότι τα υποκείμενα που έχουν συμπεριληφθεί εκεί έχουν παράσχει τη συναίνεσή τους προς τούτο, ή
• από δημοσίως προσβάσιμες πηγές που προορίζονται για την παροχή πληροφοριών στο ευρύ κοινό και έχουν τηρηθεί οι νόμιμες προϋποθέσεις για την αντίστοιχη πρόσβαση σε αυτές, ή
• όταν το ίδιο το υποκείμενο έχει δημοσιοποιήσει τα προσωπικά του δεδομένα για διαφημιστικούς ή συναφείς σκοπούς
• Η Εταιρεία σας θα πρέπει να συμβουλεύεται το Μητρώο του άρθρου 13 που τηρεί η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, το οποίο περιλαμβάνει όσα υποκείμενα δεν επιθυμούν να λαμβάνουν διαφημιστικό υλικό και παράλληλα τα υποκείμενα αυτά να διαγράφονται από τη λίστα που τηρεί η Εταιρεία σας
• Ο σκοπός της επεξεργασίας να περιορίζεται σε διαφημιστικούς ή προωθητικούς σκοπούς και το υποκείμενο να ενημερώνεται σχετικά με την πηγή από την οποία συνελέγησαν τα προσωπικά του δεδομένα.

Συμπερασματικά, ο GDPR θέτει τον γνωστό πλέον περιορισμό της ύπαρξης προηγούμενης συναίνεσης. Ωστόσο, δεν μπορεί να θεωρηθεί ζήτημα υψηλού ρίσκου η περίπτωση κατά την οποία μία Εταιρεία αποφασίσει να προβεί στις εν λόγω ενέργειες, δεδομένου ότι οι χριστουγεννιάτικες κάρτες αποστέλλονται σε υπάρχοντες πελάτες ή εργαζόμενους της  και η φύση της σχέσης αυτής δικαιολογεί την αποστολή τους.