Tα αποτελέσματα έρευνας γνωστής βρετανικής εταιρείας αποκάλυψαν πως τα δύο τρίτα των υπαλλήλων που εργάζονται από το σπίτι, παραβιάζουν τον ΓΚΠΔ με το να εκτυπώνουν στο σπίτι έγγραφα  που σχετίζονται με την εταιρεία τους και περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα.

Η βρετανική εταιρεία ανακάλυψε ότι το 66% των τηλεργαζομένων εκτυπώνουν εταιρικά έγγραφα από τότε που ξεκίνησαν την τηλεργασία, με μέσο όρο πέντε έγγραφα κάθε εβδομάδα. Τα έγγραφα αυτά περιλαμβάνουν σημειώσεις/ημερήσιες διατάξεις συνεδριάσεων (42%), εσωτερικά έγγραφα,  εγχειρίδια διαδικασιών (32%), εμπορικές συμβάσεις και ιδιωτικά συμφωνητικά (30%) και έντυπα εσόδων/εξόδων (27%).

Επιπλέον, το 20% των τηλεργαζομένων παραδέχτηκε ότι δεν είναι λίγες οι φορές που εκτυπώνουν εμπιστευτικές πληροφορίες και προσωπικά δεδομένα άλλων εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένης της μισθοδοσίας τους, των διευθύνσεων και των ιατρικών πληροφοριών τους, με το 13% να έχει επίσης στην κατοχή του τυπωμένα βιογραφικά σημειώματα ή έντυπα αιτήσεων.

Το ζήτημα είναι ότι, για να συμμορφωθούν με τον ΓΚΠΔ, όλες οι εταιρείες που αποθηκεύουν και εν γένει επεξεργάζονται προσωπικές πληροφορίες σχετικά με τους πολίτες της ΕΕ, εντός των κρατών της ΕΕ, οφείλουν να έχουν προβλέψει μια αποτελεσματική, τεκμηριωμένη και κυρίως ελεγχόμενη διαδικασία για τη συλλογή, αποθήκευση και καταστροφή προσωπικών δεδομένων.

Ωστόσο, όταν οι εργαζόμενοι ρωτήθηκαν αν έχουν καταστρέψει έντυπα έγγραφα που εκτύπωσαν από τότε που άρχισε η τηλεργασία, το 24% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι δεν τα έχει καταστρέψει ακόμα, καθώς οι υπάλληλοι αυτοί σχεδιάζουν να τα πάρουν πίσω μαζί τους στο γραφείο όταν επιστρέψουν, ενώ ένα επιπλέον 24% δήλωσε ότι ναι μεν χρησιμοποίησε μια μηχανή τεμαχισμού στο σπίτι αλλά ι πέταξε τα έγγραφα στα δικά του απόβλητα. Αυτή η μέθοδος διάθεσης δεν συνιστάται, λόγω των προσωπικών κάδων απορριμμάτων που δεν παρέχουν αρκετή ασφάλεια για διάθεση εμπιστευτικών πληροφοριών και συνεπώς εξακολουθούν να αφήνουν τους εργοδότες εκτεθειμένους σε ενδεχόμενο περιστατικό παραβίασης προσωπικών  δεδομένων και πιθανά πρόστιμα.

Το πιο ανησυχητικό ωστόσο είναι ότι το 8% των ερωτηθέντων δήλωσαν ότι δεν σχεδιάζουν καν  να καταστρέψουν τα έγγραφα της εταιρείας που έχουν εκτυπώσει στο σπίτι, με το 7% να λέει ότι δεν το έχουν κάνει επειδή δεν ξέρουν πώς!

Πρέπει όμως να σημειωθεί ότι η εκτύπωση οποιασδήποτε τεκμηρίωσης που περιλαμβάνει προσωπικές πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους ή τους υποψήφιους υπαλλήλους είναι μια δραστηριότητα υψηλού κινδύνου με βάση τον ΓΚΠΔ, ενώ μάλιστα εάν οι πληροφορίες αυτές φτάσουν σε λάθος χέρια, μπορούν να χρησιμοποιηθούν ακόμα και για υποκλοπή ταυτότητας.

Αποτελεί τεράστια παραβίαση της ιδιωτικής ζωής το γεγονός ότι τόσοι πολλοί εργαζόμενοι στο σπίτι εκτυπώνουν έγγραφα όπως μισθοδοσία και προσωπικές πληροφορίες όπως διευθύνσεις. Ακόμη και τα αμιγώς εσωτερικά εταιρικά έγγραφα, όπως οι σημειώσεις συνάντησης και οι ημερήσιες διατάξεις, μπορεί να είναι ιδιαιτέρως αποκαλυπτικά, επομένως πρέπει να ληφθούν επιπλέον μέτρα τόσο τεχνικά όσο και οργανωτικά για τη διαφύλαξή τους.

Είναι ζωτικής σημασίας οι ηγέτες των επιχειρήσεων να αναθεωρήσουν τις τρέχουσες διαδικασίες τους και να εκπαιδεύσουν το προσωπικό τους σχετικά με τις κατευθυντήριες γραμμές του ΓΚΠΔ, καθώς η εργασία από το σπίτι απαιτεί οι τηλεργαζόμενοι να ακολουθούν ένα διαφορετικό πρότυπο ασφαλείας από αυτό της εργασίας στις εγκαταστάσεις της εταιρείας.

Για τους λόγους αυτούς είναι απαραίτητο οι επιχειρήσεις και οργανισμοί να εκμεταλλευτούν την παρουσία του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ) που μπορεί να διαθέτουν, ώστε αυτός να προβεί στην κατάλληλη καθοδήγηση και ενημέρωση του προσωπικού. Σε περίπτωση απουσίας ενός ΥΠΔ, η σωστή αναθεώρηση των πολιτικών της εταιρείας, η ορθή τεκμηρίωση και σύνταξη τους αποτελεί ένα πρώτο προστατευτικό μέτρο, ειδικά σε μια εποχή που πλέον η τηλεργασία αποτελεί μία μόνιμη λύση.

Μπορείτε να διαβάσετε την έρευνα εδώ.